FIT 2025: La Preparación Estratégica para Sacarle Todo el Provecho a la Feria Internacional de Turismo

FIT 2025: La Preparación Estratégica para Sacarle Todo el Provecho a la Feria Internacional de Turismo


Autor: Lic. Diego Conca Lapasset – director de Desarrollo de AMTUR – Asociación de Marketing Turístico y docente universitario.

Introducción

La Feria Internacional de Turismo de América Latina (FIT) se llevará a cabo del 27 al 30 de septiembre de 2025 en el predio de La Rural en Buenos Aires, Argentina. Este evento es un punto clave para expositores, empresas turísticas, organismos oficiales, operadores, agencias de viajes y profesionales del turismo nacional e internacional. La edición de este año reunirá a más de 1.700 expositores, más de 50 países, las provincias argentinas, nuevos espacios de innovación tecnológica, turismo sostenible, experiencias gastronómicas y rondas de negocios.

Pero participar no es solo estar presente: para que la inversión (de tiempo, económicos, de personal) rinda al máximo, se requiere una preparación estratégica, detallada, que comience con semanas o incluso meses de antelación. A continuación, la radiografía de lo que se debe hacer para preparar una participación efectiva, ya sea como expositor o como profesional que busca agendar reuniones B2B.

1. Primeros pasos: diagnóstico y objetivos claros

Antes de lanzarse:

• Definir con claridad qué se quiere lograr: generar leads, cerrar contratos, contactar proveedores, posicionar marca, investigar competidores, conseguir prensa, alianzas estratégicas, etc.

• Identificar los segmentos de interés: destinos, mercados internacionales onacionales, tipos de turismo (aventura / naturaleza, cultura / gastronomía, rural comunitario, de bienestar, o bien optar por la tecnología, etc.).

• Establecer los recursos disponibles: presupuesto, tendré stand propio, material de promoción, equipo humano, logística, viajes, hospedaje, etc.

2. Análisis del catálogo de expositores y actores

• Conseguir el catálogo oficial de expositores lo antes posible. Verificar sectores, países, contactos disponibles, tipos de productos ofrecidos.

• Identificar los expositores, compradores, operadores o destinos con los que uno quisiera establecer contacto. Hacer una lista de “must meet”.

• Investigar previamente los stands de interés: qué ofrecen, qué tendencias muestran, qué estrategias usan. Esto permite preparar preguntas especificas, propuestas de valor, muestras o materiales adecuados.

3. Uso de plataformas previas y agendas

FIT B2B / Rondas de Negocios

• FIT 2025 cuenta con una plataforma B2B para profesionales, que permite pre-agendar citas, revisar perfiles de expositores, definir filtros por sector, país, tipo de servicios, días lunes 29 y martes 30:  www.fit.org.ar/fit-b2b/

• Las rondas de negocios serán días clave: según lo publicado, los días lunes 29 y martes 30 también, están dedicados a profesionales del sector, con rondas de negocio más organizadas

Agenda de reuniones previas

• Una vez identificados los contactos clave, contactar con antelación para enviar tu propuesta de reunión: quién eres, qué ofreces, qué esperas.

• Determinar los horarios disponibles para reuniones durante los días profesionales (lunes y martes). También si es posible adelantarse algunos encuentros para domingo o sábado si los expositores lo permiten.

• Preparar un calendario interno de reuniones con tiempos estimados, tiempos de traslado dentro de La Rural, descansos, espacios para imprevistos.

4. Organización del stand y logística (si eres expositor)

• Tener el stand listo con suficiente adelanto: material promocional, muestras, catálogos impresos, tarjetas personales, merchandising, folletos, paneles informativos, tecnología a disposición (tablets, pantallas, conectividad).

• Diseño atractivo que refleje claramente la identidad de marca/destino, con señalética clara, iluminación adecuada, personal capacitado para recibir visitas, demostraciones, responder preguntas.

• Planificar horarios rotativos del personal: no todo el equipo puede estar todo el día sin pausas; definir quién se encarga qué días/hora para mantener energía, evitar cansancio.

5. Gestionar tiempos y prioridades durante la feria

• Conocer los horarios oficiales:

Sábado 27 y domingo 28: sábado y domingo desde las 14:00 a 21:00 hsabierto al público general y profesionales. 

Lunes 29 y martes 30: exclusivamente profesionales, de 10:00 a 19:00 hs. 

• Reservar espacios entre reuniones para desplazamientos dentro del predio, comidas, pausas, imprevistos (retrasos, fallas técnicas, etc.).

• Priorizar reuniones más estratégicas al comienzo de los días, cuando las personas suelen estar más descansadas y disponibles. Dejar reuniones de menor prioridad para el final del día.

6. Seguimiento luego de las reuniones: convertir contactos en acciones

• Tomar notas durante cada reunión: quién (nombre, cargo, empresa), qué se ofreció, qué propuso la contraparte, acuerdos verbales, plazos, próximos pasos. Ideal tener un formato de registro rápido (fichas, plantilla, google sheet compartido).

• Luego de la feria, enviar correos de seguimiento específicos: agradecer, recordar los puntos de conversación, enviar material adicional prometido (catálogos, propuestas, presupuestos).

• Crear una agenda de tareas post-feria: seguimiento comercial, cierre de negociaciones, invitaciones a colaborar, coordinación logística si se acordaron acciones posteriores.

7. Indicadores para medir el éxito

• Número de reuniones agendadas vs realizadas.

• Calidad de los contactos: cuántos tienen potencial real vs. meramente informativos.

• Cantidad de propuestas enviadas luego de la feria.

• Acuerdos cerrados dentro de un plazo definido (30, 60, 90 días).

• Retorno de la inversión: costos de viaje, stand, material dividido por los ingresos esperados o generados.

• Valor intangible: visibilidad de marca, alianzas formadas, prensa obtenida, feedback del mercado.

8. Retos comunes y cómo evitarlos

Problema habitualConsecuenciaEstrategia preventiva
No coordinar reuniones con antelación suficienteQue los contactos deseados ya estén ocupadosConfirmar con semanas de anticipación, ser flexible con horarios
Sobrecarga de agendaFatiga del equipo, reuniones menos productivasIntercalar espacios libres, rotación, no planear reuniones hasta el final del día sin tiempos de descanso
Falta de materiales o fallas técnicasImagen negativa, pérdidas de oportunidadHacer checklist logístico mínimo días antes: material impreso, energía eléctrica, conexión a internet, baterías, espacio para demostraciones
No hacer seguimiento Que los contactos queden en “promesa” sin concreciónTener sistema de CRM o al menos registro profesional, comprometer plazos de seguimiento antes de terminar la feria

9. Caso hipotético: cronograma de acción para un expositor/professional

Aquí un ejemplo de cronograma para alguien que participa como expositor o profesional que quiere maximizar resultados:

MomentoActividades recomendadas
Meses antes (23 meses)Definir objetivos; reservar stand; preparar catálogo y material promocional; identificar contactos clave; registrarse en plataforma B2B; hacer agenda preliminar de reuniones
Un mes antesConfirmar citas; diseñar stand; logística de viaje y alojamiento; entrenamiento del equipo: pitch de presentación; verificar requerimientos técnicos; ultimar folletos y merchandising
Semana previaEnsayo de exposición/presentaciones; revisar la plataforma de B2B; organizar carpeta con documentos, tarjetas; programar reuniones; plan de comunicación (prensa, redes)
Día 0 (primer día, sábado)Llegar temprano; verificar stand; primeras reuniones con contactos flexibles; observar layout, flujo de público; networking informal
Día 12 profesionales (lunesmartes)Reuniones preagendadas; priorizar contactos de alto valor; tomar notas; captar leads; seguir agenda estricta con flexibilidad para imprevistos
Último díaRevisar lo hecho, qué quedó pendiente; cerrar reuniones posibles; recoger contactos; pedir retroalimentación
Postferia(inmediatamente después)Enviar agradecimientos; material prometido; propuestas; plan de acción con cada contacto; medir indicadores; evaluación interna con el equipo para lecciones aprendidas

Conclusión

FIT 2025 no es simplemente una feria más: es una plataforma clave para proyectarse en el mercado latinoamericano e internacional. La diferencia entre participar y participar con éxito radica en la preparación meticulosa, la gestión estratégica del tiempo y de los recursos, y en el seguimiento posterior. Las rondas de negocios y la plataforma B2B ofrecen herramientas ideales para optimizar encuentros, pero solo quien las aproveche bien logrará capitalizar lo que FIT tiene para ofrecer.

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